Utskriftsvennlig versjon

Plan for sikring av arkivverdig materiale produsert ved mail og sms

  1. Marnardal kommunes arkivplan omhandler emnet.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir bevart. Saksbehandlerne skal derfor:

  • Selv importere e-post i Ephorte dersom den inngår i saksbehandlingen. Ev. kan e-posten sendes arkiver for import.
  • Vurdere om sms vedkommende har fått eller sendt er arkivverdig og ev. søker for at registrering i ephorte eller fagsystem blir gjort.

2. Administrative rutiner ved ansettelse og opphør av arbeidsforhold omhandler emnet.

Gjennomgang av viktigheten av arkivering herunder saksbehandlers ansvar for at også saksbehandling på mail og sms blir arkivert i ephorte/ev. fagsystem. Opplyse om at arkivtjenesten kan være
til hjelp ved vurdering av hva som er arkivverdig.

3. Arkivtjensten møter årlig i ledergruppa og har en påminning om viktigheten av riktig arkivering herunder også påminning om arkivering av behandling ved mail og sms.

4. Arkivtjensten sender jevnlig ut påminnelse om bl.a. arkivering av mail og sms til saksbehandlerne (4-6 ganger pr. år)

Laster...