Utskriftsvennlig versjon

Prosedyre for arbeid i servicekontor

Åpningstid: Servicekontoret er åpent og betjent i perioden 08:00-15:00 mandag-fredag.

Arbeidsoppgaver i servicekontoret

Rutiner ved åpning: Lås opp hoveddøren - nøkkelen vris i posisjon AUTO. Lås opp og åpne dørene til servicekontoret Ta inn post fra postkassa (nøkkel i hylla) Logg på mobilt sentralbord Sjekk fravær

Rutiner i ephorte om morgenen: Sjekk om utgående post er ekspedert. Velg Arkivsøk  

Velg Ekspedert elektronisk og sjekk Ikke Ekspedert og Overføring feilet

 

Ligger det dokumenter her må disse ekspederes på ny. Sjekk da om det er postadressen som mangler eller om det er sendt som svar ut og skulle vært epost. Rett opp og ekspeder på ny.

Fortsett i Arkivsøk og velg Journalføring av inngående dokumenter. Hukk av i firkanten øverst til venstre, velg pila forran første dokument og velg journalfør.

Velg Til journalføring, journalfør kun dokumenter som er merket E da disse er ekspedert.

Sjekk postliste. Velg Rapporter

 

Velg Journaler, velg Offentlig journal (intervall)

  Skriv inn gårsdagens dato (den dato du skal sjekke) og trykk enter

Sjekk at postlisten ikke inneholder navn eller nummer som skal være unntatt offentlighet.

Postrutine: Inngående post leveres • i postkasse utenfor inngangsdør • av Posten kl. 09 mandag-fredag • i tillegg leveres post direkte til servicekontoret i åpningstiden • frankere utgående post – trykk på maskinen (det lyser da grønt), trykk på vekt og velg negativ veiing, legg på alle brev og ta så av et og ett brev og franker. Brev fra NAV skal belastes NAV så skriv opp beløp i omslaget i hylla.

Behandling av post: • postkasse utenfor inngangsdør tømmes kl. 0800 mandag-fredag posten sorteres og fordeles og arkivverdige dokumenter legges til føring • levert post fra Posten åpnes ved kontorplass 2, sorteres, fordeles og arkivverdige dokumenter legges til føring • direkte levert post fordeles og arkivverdige dokumenter legges til føring • e-post fordeles og arkivverdige dokument importeres i ephorte

Post til helse og omsorgsavdelingen, helsestasjonen og psykisk helse åpnes ikke men legges i hylla til henholdsvis Marnardal omsorgssenter, helsestasjon og psykisk helse. Øvrig post til føring stemples med dagens dato. Regninger datostemples og legges til Unni.

Føring av post: • fra kontorplass nr. 2 påføres dokumentene arkivnr. , det opprettes ev. ny sak, scannings-skilleark legges på og de legges til scanning • scanning gjennomføres, dokumentene importeres til ephorte Betjening av sentralbord: Hent opp Mobilt sentralbord og logg på med telefonnummer som brukernavn og telenor som passord. Inngående telefoner besvares med å trykke på knappen på headsettet. Svar med: Marnardal kommune og eget navn. Søk opp kontakt, merk kontakt og sett over. Er vedkommende opptatt kan det ev. sendes en melding Kundebetjening: Ta imot alle besøkende på en vennlig og høflig måte. Betjen henvendelsen hvis mulig, hvis ikke, sjekk om aktuell saksbehandler kan ta imot besøk. Vi besøkende til rett saksbehandler.

Rutiner ved arbeidsdagens slutt: Sjekk at varmeplatene på kaffetrakter på kjøkkenet er slått av Sjekk at dørene til fløyene samt til trappeoppgang er lukket Lås dør til servicekontor Lås hoveddør - nøkkel vris til posisjon AV

Laster...